7 técnicas de produtividade que funcionam de verdade

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09 de fevereiro, 2022

7 técnicas de produtividade que funcionam de verdade

7 técnicas de produtividade que funcionam de verdade

Produtividade é a “quantidade produzida de um determinado item” ou o “potencial para produzir”, entre outros significados do dicionário online Michaelis. O problema é que para muita gente a produtividade virou sinônimo de “produzir sem parar, o tempo todo, a todo instante” e isso acabou popularizando falsas técnicas de produtividade que acabam sendo verdadeiras ameaças à saúde pública.

Afirmar que elas são ameaças à saúde pública não é nenhum exagero. Por algo foi cunhado o termo “produtividade tóxica” e detectou-se um aumento dos afastamentos do trabalho por problemas de saúde mental e burnout nos últimos dois anos, quando muitos trabalhadores tiveram que se adaptar ao home office e a uma nova maneira de “provar” que estavam comprometidos com as suas entregas.

As pessoas passaram a dormir menos e a trabalhar mais, inspiradas por frases como “trabalhe enquanto eles dormem“. Isso não faz bem para a saúde e nem para o trabalho.

Por isso criamos nesse post uma lista com técnicas de produtividade de verdade, que visam otimizar o tempo de trabalho que você tem disponível e não atrapalham o seu descanso. 

Mais horas não é sinônimo de maior produtividade

A falsa equivalência entre horas de trabalho e alta produtividade é fácil de se contestar.

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Na Islândia, por exemplo, a prefeitura de Reykjavík mudou a carga de trabalho de 2500 funcionários públicos de 40 horas divididos em cinco dias para 35 horas divididas em quatro dias. Na maioria dos setores, essa redução fez a produtividade aumentar. No restante, a produtividade ficou estável. 

O meio acadêmico também já analisou essa correlação entre horas e entregas. Um estudo da universidade de Stanford mostrou que a produtividade por hora cai vertiginosamente quando uma pessoa trabalha mais de 50 horas por semana. 

Depois das 55 horas, o potencial produtivo despenca tanto que trabalhar mais passa a não fazer sentido. 

7 Técnicas de produtividade para você render mais sem perder o sono

Agora que você já sabe que trabalhar mais não é sinônimo de trabalhar melhor, conheça algumas técnicas de produtividade que funcionam de verdade.

Pomodoro

Das técnicas de produtividade, a pomodoro é possivelmente a mais popular na atualidade. Ela consiste em alternar pequenas sessões de trabalho (os pomodoros) com sessões de descanso para aliviar a mente e premiar você pela dedicação

Como funciona: a técnica Pomodoro é executada em cinco passos:

  1. Escolha a tarefa que você vai executar.
  2. Acione um timer de 25 minutos (“pomodoro”) 
  3. Trabalhe nessa tarefa até o timer apitar.
  4. No final de cada pomodoro, descanse 5 minutos – Não vale roubar, até o descanso exige comprometimento.
  5. A cada 4 pomodoros completos, aumente o descanso para 15 a 30 minutos. 

Esses blocos de tempo permitem que você naturalmente quebre uma tarefa mais completa em atividades menores e evita que elas te assustem devido à sua complexidade. 

Para praticar a Pomodoro, você pode contar com sites gratuitos como o Pomofocus ou o TomatoTimer. Existem também apps para celular. 

Blocos de Tempo 

Essa técnica é excelente para pessoas que funcionam bem sob pressão, que são competitivas e têm no prazo de entrega o maior incentivo de trabalho.

Os Blocos de Tempo nada mais são do que separar uma determinada quantidade de minutos por dia para executar cada tarefa. Por exemplo: 15 minutos pela manhã e 30 minutos no fim da tarde para responder emails. Uma hora para finalizar um documento. 30 minutos para revisar alguma coisa, e assim por diante. 

Para que funcione, você pode realmente bloquear sua agenda de trabalho, reservando aquele espaço na sua agenda para foco total na tarefa. Não se esqueça de reservar horário de almoço! 

A técnica dos Blocos de Tempo está baseada na Lei de Parkinson do escritor britânico Cyril Northcote Parkinson que diz que “o trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização. Quanto mais tempo, mais importante e exigente o trabalho parece.” Em outras palavras: devemos adequar o trabalho ao tempo disponível e não o tempo disponível ao trabalho, se não ele vai começar a dominar a nossa vida.

Foi o que aconteceu com muita gente na pandemia de Covid-19, quando deixou de existir o ritual de ir até o trabalho e deixou de existir a separação entre vida pessoal e vida laboral.  

Devore o sapo! / Eat The Frog

O nome é curioso, mas a execução dessa técnica de produtividade é bastante simples. Basta você determinar qual é o seu sapo do dia e comê-lo logo na primeira hora da manhã.

O sapo, neste caso, é a maior ou mais complexa tarefa do seu dia, aquela que você provavelmente leva dias procrastinando para fazer. Pode parecer difícil identificar o seu sapo, mas a maioria das pessoas sabe muito bem qual é a tarefa que as está deixando estagnadas.

Resolver o seu sapo nas primeiras horas da manhã vai permitir que você se dedique com a mesma intensidade às outras tarefas, mas sem a ansiedade por ainda não ter feito esse bicho!

Importante: devorar o sapo é especialmente difícil para procrastinadores natos, mas colocá-la em prática é libertador para esse grupo.

Devo, preciso, quero

Sabe o que esses três verbos têm em comum? Todos são verbos que, mesmo sem você perceber, indicam a importância das suas ações. E é nisso que se baseia essa técnica.

Funciona assim: Todos os dias pela manhã você fará uma classificação das suas tarefas:

  • As que você deve fazer (tarefas obrigatórias, que não podem esperar até amanhã);
  • As que você precisa fazer (tarefas importantes, mas que podem esperar até o fim da tarde), e
  • As que você quer fazer (tarefas adiantadas ou ações não essenciais). 

Por exemplo: DEVO pagar os boletos, PRECISO enviar este email, QUERO melhorar a apresentação da reunião de amanhã.

Pronto, você já tem a sua lista de tarefas do dia separada em ordem de prioridade.

A “devo, quero, preciso” não é indicada para tarefas muito complexas e pessoas indecisas, com dificuldades de tomada de decisão.

Matriz de Eisenhower 

A Matriz de Eisenhower, cujo nome está inspirado no seu maior entusiasta, o ex-presidente americano Dwight D. Eisenhower, é similar à “Devo, Quero, Preciso” e outros tantos métodos de produtividade. 

Ela tem como objetivo ajudar na priorização de tarefas por uma classificação de urgência e importância e é composta, ao todo, por quatro categorias:

  • Urgente e importante
  • Urgente, mas não importante
  • Importante, mas não urgente
  • Nem urgente e nem importante

Essa é a sequência que você deverá seguir na hora de trabalhar, garantindo que aquilo que é mais essencial será entregue antes. 

Essa classificação pode ser feita manualmente ou usando alguma ferramenta como o Trello ou Asana.

GTD – Getting Things Done

Criada pelo americano David Allen, autor de A Arte de Fazer Acontecer, a GTD é uma metodologia de gerenciamento de tarefas baseada na premissa de que “quanto mais informações você tem na cabeça, mais difícil é decidir o que precisa de atenção”. 

Ou seja, como outras técnicas de produtividade a GTD também está baseada em um sistema de priorização. A sua execução trafega por cinco passos:

  1. Capturar, ou reunir todas as ideias e necessidades em um único lugar, a sua “caixa de entrada”. Dos maiores projetos às menores ideias, tudo entre aqui. 
  2. Esclarecer, que é o processamento do que foi capturado em etapas e ações claras, determinando o que é projeto, ação ou apenas referência.
  3. Organizar, colocando prazos nas coisas, determinando graus de priorização, delegando tarefas, eliminando o que não é necessário e arquivando o que não é essencial ou possível agora.
  4. Revisar, atualize sempre as suas listas, para garantir que nada ficou para trás. 
  5. Engajar, ou a execução em si das tarefas.

É importante não deixar nada para trás, por isso o passo de revisão é um dos mais importantes.

ZTD – Zen To Done

Notou a semelhança de nome com a GTD? Não é sem querer. A ideia da ZTD é ser uma versão mais simples e mais voltada para os hábitos, para que você vá evoluindo pouco a pouco, sem ficar preso a uma matriz eternamente. 

O criador da ZTD, Leo Babauta, criou uma metodologia de 10 boas práticas. A maneira de executar é simples: quando você domina uma delas, parte para a seguinte. A evolução é lenta, mas promete garantir uma mudança de hábitos permanente e empoderadora.

A sequência de hábitos a serem dominados da Zen To Done é: 

  1. Coletar informações e tirar todas elas da sua cabeça;
  2. Processar informações;
  3. Planejar;
  4. Executar;
  5. Utilizar um sistema confiável para controlar suas tarefas;
  6. Organizar;
  7. Revisar;
  8. Simplificar;
  9. Definir Rotinas;
  10. Encontrar sua Paixão.

E aí, qual dessas técnicas de produtividade você vai testar primeiro? Conta pra a gente!

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